eFaktura (czyli możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną) funkcjonuje na podstawie: ROZPORZĄDZENIA MINISTRA FINANSÓW z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (Dziennik Ustaw Rok 2005 Nr 133 poz. 1119). Rozporządzenie zaczęło obowiązywać od 4go sierpnia 2005.

Rozporządzenie określa warunki jakie należy spełnić przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, czyli przesyłania lub udostępniania faktur odbiorcy i ich przechowywania z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych. Wykorzystać do tego można techniki łączności przewodowej, radiowej, technologii optycznych a także innych środków elekromagnetycznych (par.1.).

Zasady:

1) Konieczność stosowania bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem:
że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane :
-  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu

2) Wyrażenie zgody przez odbiorcę faktury na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury(par.3 ust.1). Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej (par.3 ust.2). Jeżeli ta zgoda jest wyrażona w postaci elektronicznej, należy zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym (par.3). Podatnicy zamierzający wystawiać, przesyłać lub odbierać faktury w formie elektronicznej przed dniem 1 stycznia 2006r. obowiązani są do uprzedniego (przed wysłaniem/odbiorem) zawiadomienia na piśmie: naczelnika urzędu skarbowego,  naczelnika urzędu celnego - w przypadku podatników podatku akcyzowego.

Formularz - Zgoda na przyjmowanie faktur 
(wypełniony dokument prosimy przesłać do Hochland Polska Sp. z o.o.)

Formularz - Informacja o akceptacji lub/i zamiarze wystawiania faktur w formie elektronicznej 
(wypełniony dokument prosimy przesłać do Urzędu Skarbowego)

3) Cofnięcie zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej

Odbiorca może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do wystawiania faktury i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji. (par.3. pkt.4.)

Formularz - Cofnięcie zgody na przyjmowanie faktur

4) Przechowywanie faktur

Faktury (wystawione lub otrzymane) zależy przechowywać w sposób umożliwiający dostęp do nich, na żądanie organów podatkowych, w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły. (Strona www chroniona hasłem, ftp, przekazanie CD, dopuszczenie organu do komputera) (par.6.1).
Jeżeli faktury mają być przechowywane na terytorium innego państwa, należy o tym poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz ewentualnie naczelnika urzędu celnego i podać miejsce przechowywania faktur. Jeżeli adres ten odnosi się do innego podmiotu, należy również podać nazwę tego podmiotu (par.6.2).
Jeżeli zmieni się miejsce przechowywania faktur (przechowywanych za granicą), to należy w ciągu 7 dni poinformować naczelnika urzędu skarbowego (par.6.4).
Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, autentyczność treści a także ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (par.6.5).

Formularz - Informacja o zmianie miejsca przechowywania faktur elektronicznych